So nutzen Sie die Dienstplan-Vorlage
Die Vorlage ist ein Monatsplan: links stehen die Mitarbeiter, oben die Tage des Monats. In jede Zelle tragen Sie das Kürzel der Schicht ein, zum Beispiel F für die Frühschicht.
- Monat wählen: Die Vorlage legt die Tage des Monats an und markiert Samstage und Sonntage grau.
- Mitarbeiter eintragen: Jede Person erhält eine eigene Zeile.
- Schichten festlegen: Kürzel, Bezeichnung, Beginn und Ende – zum Beispiel F für Früh von 06:00 bis 14:00 Uhr.
- Herunterladen: Excel zum Weiterbearbeiten am Rechner, PDF zum Ausdrucken und Aushängen.
- Ausfüllen: In der Excel-Datei erscheinen die Schichten und Stunden pro Person sowie die Besetzung pro Tag von selbst, sobald Sie die Kürzel eintragen.
Was in einen Dienstplan gehört
Ein Dienstplan muss auf einen Blick zeigen, wer wann arbeitet. Diese Angaben sollten in keinem Plan fehlen:
- Zeitraum: Monat und Jahr, mit Wochentagen.
- Namen aller Mitarbeiter, die in diesem Zeitraum eingeplant werden.
- Schichten mit Beginn und Ende, damit die Kürzel für alle eindeutig sind.
- Besetzung: wie viele Personen pro Schicht gebraucht werden und wie viele eingeplant sind.
- Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit.
- Stand des Plans, damit jeder erkennt, welche Fassung gilt.
Arbeitszeitgesetz: die wichtigsten Zahlen für die Planung
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt den Rahmen für jeden Dienstplan. Drei Regeln betreffen die tägliche Planung unmittelbar:
- § 3 ArbZG: Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
- § 4 ArbZG: Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten.
- § 5 ArbZG: Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.
Typische Fehler im Dienstplan
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Ausfüllen, sondern davor. Darauf sollten Sie achten:
- Spätschicht und direkt danach Frühschicht: Zwischen 22:00 und 06:00 Uhr liegen nur 8 Stunden – die Ruhezeit von 11 Stunden ist nicht eingehalten.
- Wochenenden und Nachtschichten sind ungleich verteilt, weil niemand mitzählt.
- Urlaub und feste freie Tage werden erst eingetragen, wenn der Plan schon steht.
- Die Besetzung ist ohne Reserve geplant: Fällt eine Person aus, fehlt sofort jemand.
- Änderungen werden nur mündlich abgesprochen und stehen nicht im Plan.
Häufige Fragen
Ist die Dienstplan-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Sie laden die Excel-Datei und das PDF direkt herunter – ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Wasserzeichen.
Kann ich die Vorlage in Google Tabellen oder LibreOffice öffnen?
Ja. Die Datei ist eine normale .xlsx-Datei. Die Formeln für Schichten, Stunden und Besetzung funktionieren auch in Google Tabellen und LibreOffice Calc.
Wie zählt die Excel-Vorlage die Stunden?
Für jedes Kürzel in einer Zeile rechnet die Vorlage die Dauer der Schicht hinzu, auch bei Nachtschichten über Mitternacht. Pausen werden nicht abgezogen. U (Urlaub) und K (Krank) zählen nicht als Stunden.
Werden die Namen meiner Mitarbeiter gespeichert?
Nein. Die Dateien entstehen direkt in Ihrem Browser. Beim Herunterladen werden keine Namen an einen Server übertragen.
Kann ich die Vorlage für mehrere Monate nutzen?
Ja. Wählen Sie einen anderen Monat aus und laden Sie die Vorlage erneut herunter. Zur Auswahl stehen der laufende Monat und die elf folgenden.